Funciones de la contabilidad.
Podría enumerarte todas las funciones que tiene la contabilidad. La mayoría ya las habrás escuchado y seguramente no te acuerdes de ninguna.
Sabes que tienes que llevar la contabilidad porque te lo dice tu asesor, para calcular los impuestos que tienes que pagar cada 3 meses.
No voy a repetir en este artículo lo que no te interesa.
Solo voy a hablarte, en mi opinión, de cuál es realmente el principal objetivo de llevar la contabilidad en tu negocio.
Y por llevar la contabilidad no me refiero a mandar las facturas que te encuentres por ahí a tu asesor el día 10 de cada enero, abril, julio y octubre.
Te hablo de llevar bien las cuentas.
Como te decía, para mí la función principal de la contabilidad es que te permite ahorrar y, por lo tanto, ganar más dinero. ¿Y eso cómo es? Te cuento algunas formas:
- Si eres de los que no se preocupa de conseguir hasta la última factura de lo que has gastado en tu empresa, estás dejando de ahorrar.
- Si no llevas un control exhaustivo de los cobros y pagos en tu negocio, estás perdiendo dinero.
- Si los balances de tu empresa son impresentables, estás desaprovechando oportunidades de crecer, y por lo tanto, de ganar más dinero.
- Si tu contabilidad no refleja la realidad de tu negocio porque faltan datos, no podrás saber realmente cómo marcha tu empresa y será imposible prever hacía donde vas. Imagina conducir por una carretera de montaña por la noche y sin luces. Si no puedes ver el camino, no podrás esquivar los obstáculos, con lo que tendrás gastos extra.
¿Cómo ahorro con la contabilidad?
Si sigues los consejos que te detallo a continuación, comprobarás que se puede ahorrar con la contabilidad. Y no pienses que es ingeniería espacial, son pequeños actos que mejorarán tus cuentas y con ello también tus finanzas:
Busca hasta la última factura de gasto
La forma más sencilla de ahorrar con la contabilidad es contabilizar hasta la última factura que emitan a nombre de tu empresa.
Piensa que si no contabilizas una factura, no puedes deducirte el IVA que has pagado y tampoco aparecerá ese gasto en la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Quizá pienses que tampoco pasa nada por no contabilizar todas las facturas, pero ten en cuenta que cada euro que ahorres es un euro que ganas.
Pongamos un ejemplo sencillo y bastante realista: si no contabilizas facturas que has pagado por un total de 1.210€, dejarás de deducirte 210€ de IVA y estarás dejando de disminuir el resultado del ejercicio en 1.000€.
Imagina que sin contabilizar estas facturas el resultado del ejercicio es de +10.000€.
El impuesto de sociedades sería de 2.500€. Con los 1.000€ de gasto de las facturas «recuperadas», el resultado pasaría a ser de +9.000€ y el impuesto a pagar bajaría a 2.250€ (otros 250€ de ahorro).
¿Casi 500€ de ahorro por molestarnos en buscar o reclamar facturas que ya hemos pagado?
Parece buen negocio.
¿Cuánto debes? ¿Cuánto te deben?
Uno de los errores más comunes que he observado al revisar la contabilidad de negocios es que un número elevado de ellos no sabe exactamente el dinero que debe, y lo que es aún peor, no tienen ni idea del dinero que tienen pendiente de cobro.
Si no llevas un control total de los cobros y los pagos en tu empresa no podrás detectar si te han pasado al cobro un recibo duplicado, si tienes facturas pendientes de pago o si se ha escapado algún cliente sin pagar.
Que te pasen al cobro un recibo duplicado no es algo inusual.
Todos nos equivocamos y nuestros proveedores no son una excepción.
Al igual que a nosotros se nos puede «olvidar» cobrarle una factura a algún cliente o realizar una transferencia a un proveedor que así nos pidió que le pagáramos su factura.
Si tenemos la contabilidad actualizada, estos deslices los detectaremos y se podrán solventar.
Balances impresentables = pérdida de oportunidades
Cuando no está entre tus objetivos prioritarios llevar bien la contabilidad de tu empresa, la imagen que ésta ofrece deja bastante que desear.
Si este es tu caso, seguramente no invertirás mucho en este apartado.
Quizá la persona que lleve tus cuentas te ofrecerá el servicio acorde a lo que estás invirtiendo, es decir y con suerte, lo justo y necesario.
Tu contable no se preocupará si faltan facturas, tampoco se molestará en preguntarte a qué corresponden todos esos ingresos y pagos del banco que no puede conciliar, etc.
La cuenta contable 555 de Partidas Pendientes de Aplicación será estratosférica, habrá cuentas de proveedores con saldo deudor, de clientes con saldo acreedor… y lo que todo esto produce es un balance de situación impresentable a ojos de cualquier persona con conocimientos financieros.
Si tienes que pedir financiación lo primero que vas a tener que presentar son los estados financieros de tu negocio y evidentemente, cuanto peor imagen ofrezcan menos tiempo van a tardar en denegarte el préstamo.
Y sí, la contabilidad se puede «retocar», pero una cosa es un pequeño lavado de cara y otra cosa es hacer magia.
Además, las cuentas anuales ya presentadas no hay manera de maquillarlas.
Conseguir financiación no es tarea sencilla, así que los estados financieros de tu empresa tienen que ofrecer seriedad y profesionalidad para tener alguna posibilidad.
Conocer tus números actuales para poder planificar el futuro
Una de las funciones de la contabilidad es que te permite proyectar el resultado de tu negocio realizando una estimación de las diferentes partidas de ingresos y gastos.
Es lo que se conoce como Presupuesto.
El objetivo principal de los presupuestos en una empresa es el de planificar, controlar y gestionar los recursos de la forma más eficiente posible.
Ofrece una hoja de ruta para el próximo ejercicio.
Para realizar esta estimación necesitas conocer los datos con la mayor exactitud posible, y para eso es imprescindible tener la contabilidad actualizada y que refleje con precisión la situación actual de la empresa.
Los presupuestos se realizan proyectando escenarios en base a estos datos.
Pero si los datos que aparecen en la contabilidad no son del todo correctos, se realizarán proyecciones inexactas y provocará que se tomen decisiones erróneas.
Como puedes ver, no hace falta hacer malabares para empezar a ahorrar.
Solo necesitas llevar la contabilidad de tu negocio al día y con la mayor precisión posible.
Si hasta ahora no has prestado mucha atención a tus cuentas, ¡tranquilo!
Nunca es tarde para poner en orden tus finanzas y comenzar a ahorrar gracias a la contabilidad.