El cierre contable no consiste únicamente en “cuadrar números” para cumplir con Hacienda o presentar las cuentas anuales.
Un buen cierre contable es, sobre todo, una revisión a fondo de la contabilidad y, por tanto, de la salud económica de la empresa.
Si estás cerrando el ejercicio (o quieres comprobar que todo está correcto), estos son 7 puntos clave que deberías revisar antes de dar el cierre por bueno.
1. Conciliación bancaria
Puede parecer básico, pero sigue siendo uno de los errores más habituales.
Antes de cerrar el ejercicio, los saldos de las cuentas 572 deben cuadrar con el banco.
Si no es así, el balance parte de un dato incorrecto.
Cuando me encuentro con algún descuadre, lo primero que hago es comprobar que el saldo de apertura coincida con el extracto bancario, para asegurarme de que el error no se arrastra desde principios de año.
Una vez validado esto, reviso mes a mes, comparando el saldo de cierre en contabilidad con el saldo a la misma fecha en el extracto bancario, hasta localizar el punto exacto del descuadre.
Consejo importante: guarda en Excel los extractos bancarios de todo el año.
Si tienes que descargar extractos de muchos meses atrás desde la web del banco, es habitual encontrarse con problemas, solicitudes de claves adicionales o limitaciones de acceso.
Los archivos Excel no ocupan apenas espacio y, cuando necesitas comprobar un apunte concreto, te ahorrarán tiempo y más de una molestia.
2. Clientes y proveedores
Aquí suele haber dinero “dormido” esperando a ser descubierto.
Revisa:
- Facturas emitidas pendientes de cobro desde hace meses
- Pagos y/o cobros duplicados
- Facturas recibidas pagadas que no están contabilizadas
- Saldos contrarios a su naturaleza en clientes o proveedores
Una revisión de las cuentas de clientes y proveedores suele dar más de una sorpresa.
3. Saldos de las cuentas de impuestos, retenciones, etc.
Lo que hago en este apartado es revisar que los saldos de las cuentas de impuestos o retenciones coinciden con los importes declarados en los correspondientes modelos.
Por poner un ejemplo: reviso si el saldo de la cuenta 4751 donde se hayan contabilizado las retenciones de IRPF de las facturas de alquiler, coincide con el importe del modelo 115 del cuarto trimestre, y si no se ha presentado aún, compruebo que los pagos de los anteriores trimestres coinciden con los modelos presentados.
También reviso que se hayan hecho los asientos de regularización del IVA, o que el saldo de la cuenta 476 sea el saldo pendiente de pago de los seguros sociales de diciembre.
Ya vamos casi por la mitad. Espero que te parezca interesante la información hasta ahora.
Si quieres estar al tanto de todo lo que vaya publicando, te animo a que te suscribas a la newsletter:
4. Amortizaciones del inmovilizado
Otro clásico.
Prefiero que las amortizaciones estén calculadas de manera mensual, especialmente si luego se analizan resultados mensuales.
Si se calculan de forma anual, el PyG se “desvirtúa”, ya que soporta todo el gasto del ejercicio en un único mes.
Si no es posible realizar el cálculo mensual o trimestral, que sea anual, pero que se realice.
Uno de los descuidos más habituales es no reflejar el importe de las amortizaciones en la contabilidad, lo que provoca que el resultado del ejercicio no sea real.
5. Ajustes por periodificación
Otro de los aspectos a tener en cuenta en el momento del cierre contable es el cumplimiento del principio del devengo, que establece que los gastos y los ingresos deben imputarse al ejercicio al que realmente correspondan, con independencia de la fecha en la que se produzca su pago o cobro.
Este proceso consiste en asignar correctamente los ingresos y los gastos al ejercicio al que pertenecen.
Por ejemplo, si pagamos en octubre el seguro anual de un vehículo por 120 euros, en el cierre del ejercicio solo deberá reflejarse la parte correspondiente a los meses de octubre, noviembre y diciembre, es decir, 30 euros, periodificando el resto del importe.
Tienes más información sobre la periodificación contable en este enlace.
6. Reclasificación de deudas/créditos
Otro punto importante en el cierre contable es revisar la correcta clasificación de deudas y créditos.
En el momento del cierre hay que revisar préstamos y reclasificar como deuda a corto plazo el importe que se vaya a pagar durante el año siguiente, manteniendo como largo plazo únicamente el resto.
Este ajuste no cambia el total de la deuda, pero sí ofrece una imagen mucho más real de la situación financiera de la empresa, apareciendo en el pasivo corriente del balance de situación el importe de los préstamos que pagaremos en ese ejercicio.
El mismo criterio se aplicará a los créditos, en caso de que existan.
7. Imputación de subvenciones al resultado del ejercicio
Otro aspecto que conviene revisar en el cierre contable es la correcta imputación de las subvenciones.
Como norma general, cuando se concede una subvención no reintegrable, esta se contabiliza inicialmente en el patrimonio neto de la empresa.
A partir de ahí, no se lleva toda al PyG de golpe, sino que se va imputando al resultado de cada ejercicio en función de los criterios que se establecen en la norma 18ª de Registro y Valoración.
Por eso, en el momento del cierre es importante comprobar si existen subvenciones pendientes de imputar y traspasar a resultados la parte que corresponda al ejercicio que se está cerrando.
Para terminar
El cierre contable no es un trámite.
Es el momento de detectar errores, corregir ineficiencias y obtener información útil para la toma de decisiones.
Cerrar mal un ejercicio no solo implica riesgos fiscales.
Implica tomar decisiones con datos incorrectos.
Y eso, a la larga, sale caro.
Y tú, ¿tienes algún punto imprescindible que no aparezca en la lista?
Estos son mis “favoritos”, pero evidentemente hay más aspectos a revisar en un buen cierre contable.