Facturatech, software de contabilización automática de facturas.

Contabilizar hoy en día factura por factura a mano no tiene sentido ni es productivo.

A no ser que seas una empresa muy pequeña, con poco volumen y un programa de contabilidad heredado con el que tengas que lidiar hasta que deje de funcionar.

He utilizado en profundidad un par de aplicaciones de contabilización automática, he probado varias más, y he tenido experiencias de todo tipo.

En esta ocasión he tenido la oportunidad de ver en acción Facturatech, un potente software de una empresa española que ahorra tiempo y evita errores humanos.

Realmente me ha impresionado.

Introducción.

Facturatech es un programa robusto, sin florituras.

Quizá no tenga una interfaz tan amigable como la puedan tener Holded o Quipu.

Que sí, que el diseño importa, pero cuando se trata de herramientas de trabajo, lo esencial es que nos ayuden, y esta lo hace con creces.

Tampoco es un software que se domine en dos ratos, ni que sirva para cualquier tipo de empresa.

Pero si encaja con tus necesidades, en mi opinión es una herramienta capaz de ahorrar muchísimas horas de trabajo y evitar errores que normalmente se producen al introducir manualmente grandes volúmenes de datos.

Funcionalidades.

FacturaTech es un programa de contabilización automática de facturas que analiza y extrae toda la información fiscalmente relevante de las facturas de ingresos y gastos y genera el asiento contable completo de cada documento.

Además, el software también funciona como un gestor documental, lo que te permite tener todas tus facturas archivadas y fácilmente localizables, ya sea en caso de una inspección o por cualquier otra razón.

Puedes encontrar las facturas rápidamente utilizando múltiples criterios de búsqueda, como el periodo de tiempo, el emisor, entre otros.

Y la tercera funcionalidad es la de extracción de las líneas de detalle de albaranes y facturas.

Esta funcionalidad es especialmente importante en las empresas que reciben productos que tienen que introducir en su ERP.

Las facturas de gasto suelen tener entre 10 y 20 datos que exportar al programa de contabilidad o ERP.

Un albarán o factura de un proveedor puede tener cientos de datos que introducir en el ERP.

Códigos y descripciones de artículos, precios, descuentos, cuotas de IVA… de cada uno de los artículos.

Todos estos datos se leen, clasifican y exportan de forma totalmente automática, ahorrando innumerables horas de trabajo y evitando errores.

Además, el análisis de las facturas permite conciliar su contenido con los albaranes, comprobando que las partidas facturadas corresponden exactamente con el material recibido.

Funcionamiento.

Muy resumido para que te hagas una idea del proceso de contabilización automática de facturas en Facturatech.

Para alimentar al programa podemos tener las facturas separadas en archivos pdf independientes o estar agrupadas en un único fichero.

Incluso detecta y separa las facturas emitidas de las recibidas, una función realmente útil si te pasa como a mi y en algunos casos te mandan todas las facturas mezcladas en un archivo comprimido.

FacturaTech analiza cada página y separa las facturas, incluso si tienen más de una página o vienen giradas, creando un archivo independiente de cada una de ellas y analizándolas a continuación.

Una vez tenemos las facturas en el sistema, Facturatech sigue haciendo su magia para ahorrar el máximo tiempo posible en la contabilización de los documentos.

¿Cómo lo consigue? Centrándose en realizar bien y de manera rápida las siguientes tareas:

1.- Configurar nuevos proveedores o clientes en el menor tiempo posible.

2.- Extraer todos los datos con el mayor grado de acierto.

3.- Validar rápida y fácilmente los datos a exportar.

El proceso de contabilización automática de facturas, consta de las siguientes fases:

Escanea tus facturas

Todas las facturas, en formato electrónico, se copian en una carpeta en nuestro equipo.

Facturatech se alimenta de esta carpeta y «absorbe» todos los documentos que encuentre.

Captura los datos

Es la tarea más compleja e importante.  Pulsando en el icono correspondiente, el programa analiza una a una las facturas pendientes.

Valida los datos encontrados

Hasta aquí todo el proceso ha sido completamente automático. Ahora es el momento de una revisión manual para validar los datos que el programa ha encontrado.

El programa muestra en pantalla varios indicadores de la “calidad” de los datos encontrados de forma que resulta muy sencillo detectar los errores.

Contabiliza sin errores

Una vez validadas todas las facturas, llega el momento de generar un fichero con los asientos contables que se importan directamente el programa de contabilidad.

Al final del proceso, las facturas se archivan automáticamente en un sistema estructurado de carpetas que se puede consultar fácilmente.

Extracción de líneas de detalle. La joya de la corona.

De las tres funcionalidades principales que posee Facturatech, la que más interés ha despertado en los clientes de la compañía es la de extracción de líneas de detalle. Diferentes casos de éxito se pueden ver en su web.

No es porque las otras funcionalidades no sean buenas y ofrezcan lo que prometen sino porque con esta función es con la que Facturatech se posiciona claramente por encima de sus competidores.

Contabilizar automáticamente facturas no es fácil pero lo hacen bien ya varias aplicaciones.

Lo que es extremadamente complicado es lo que ha conseguido esta empresa.

Este sistema de extracción de líneas de detalle utiliza inteligencia artificial para leer y entender automáticamente todo el contenido de facturas y albaranes.

Para ello no utilizan ningún “motor externo” de IA. No dependen de OpenIA, Gemini ni ningún otro, con lo que los documentos no salen en ningún momento del equipo de la empresa tenedora de las facturas y tampoco hay costes asociados al uso de herramientas de terceros.

Extrae el detalle de los artículos: referencia y descripción (del artículo), número de unidades, precio, descuento, subtotal… y los exporta a tu ERP de forma rápida y sencilla, para gestionar el stock de su empresa.

No solo eso: si detecta un artículo nuevo que no tenías registrado, lo crea automáticamente por ti.

Además, FacturaTech concilia albaranes con facturas mostrando en pantalla la lista de albaranes encontrados en la factura y sus líneas de detalle, analizando y comparando línea a línea que cada dato coincida.

Todos los datos se insertan directamente y actualizan el estado de sus pedidos, actualizando los inventarios, y marcando como facturados los albaranes incluidos en las facturas.

Si quieres más información sobre el programa o quieres solicitar una demo, no dudes en decírmelo en comentarios o contacta directamente con Facturatech a través de este enlace.

Preguntas frecuentes