Cuando llega el 31 de diciembre y toca hacer el cierre contable, hay un ajuste obligatorio que suele generar dudas a más de uno: la regularización o variación de existencias.
No se trata simplemente de contar el stock que hay en el almacén, sino de ajustar el gasto real en mercaderías o materias primas al ejercicio al que corresponden.
Si no haces este asiento correctamente, la cuenta de Pérdidas y Ganancias del año reflejará un beneficio o una pérdida completamente distorsionados.
En este post vamos a ver cómo contabilizar la variación de existencias de forma muy clara, qué cuentas debes usar según tu tipo de negocio y un caso práctico completo.
1. ¿Por qué es tan importante ajustar las existencias a cierre de año?
En contabilidad rige el principio de devengo y el de correlación de ingresos y gastos. Esto significa que solo debes imputar como gasto las compras que realmente has consumido o vendido durante el año.
Imagina que durante el año has comprado 50.000 € en mercaderías, pero al cerrar el año te quedan 20.000 € guardados en el almacén sin vender.
Esos 20.000 € no son un gasto de este ejercicio, sino un activo que venderás el año que viene.
Para arreglar este desfase en la cuenta de resultados hacemos la variación de existencias.
2. Las cuentas contables que vas a necesitar
Dependiendo de si tu empresa se dedica a la compraventa de productos o a la fabricación, las cuentas del Plan General Contable (PGC) varían ligeramente:
Para empresas comerciales (compra y venta sin transformación):
- Grupo 3 (300): Mercaderías (Balance de situación).
- Cuenta 610: Variación de existencias de mercaderías (Cuenta de pérdidas y ganancias).
Para empresas industriales o de transformación:
- Grupo 3 (310, 330, 350): Materias primas, productos en curso o productos terminados.
- Cuenta 611: Variación de existencias de materias primas.
- Cuenta 710 / 712: Variación de existencias de productos en curso / productos terminados.
3. Paso a paso: ¿Cómo se contabiliza la variación de existencias?
El proceso de regularización se realiza a 31 de diciembre y yo lo hago mediante dos asientos contables consecutivos:
- Dar de baja el inventario inicial: Eliminamos las existencias que teníamos registradas al principio del año (las del 1 de enero).
- Dar de alta el inventario final: Registramos el stock real que hemos contado en el almacén al cierre (las del 31 de diciembre).
4. Caso práctico completo
Imagina una tienda de minorista de electrodomésticos que presenta los siguientes datos:
- Existencias iniciales (1 de enero): 15.000 € (registradas en la cuenta 300).
- Existencias finales (31 de diciembre): 22.000 € (según recuento físico de almacén).
Paso 1: Anulación del inventario inicial (a 31 de diciembre)
Llevamos el saldo inicial a la cuenta de variación para «vaciar» el saldo que teníamos del año pasado:
| Debe | Haber | Cuentas |
|---|---|---|
| 15.000 € | (610) Variación de existencias de mercaderías | |
| 15.000 € | (300) Mercaderías |
Paso 2: Registro del inventario final (a 31 de diciembre)
Damos de alta el stock real que nos queda en el almacén:
| Debe | Haber | Cuentas |
|---|---|---|
| 22.000 € | (300) Mercaderías | |
| 22.000 € | (610) Variación de existencias de mercaderías |
5. ¿Cómo afecta esto al resultado de la empresa?
Si analizamos el saldo final de la cuenta (610) Variación de existencias en nuestro ejemplo:
- Anotación en el Debe: 15.000 €
- Anotación en el Haber: 22.000 €
- Saldo acreedor: 7.000 € (Haber > Debe)
Al tener un saldo acreedor, la cuenta 610 funciona como un menor gasto (o un ingreso implícito) por valor de 7.000 €. Esto tiene todo el sentido: como el inventario final es mayor que el inicial, significa que no hemos consumido todo lo comprado durante el año, por lo que reducimos el gasto del ejercicio.
Regla de oro:
• Si el inventario AUMENTA a fin de año = La variación supone un menor gasto / mayor beneficio.
• Si el inventario DISMINUYE a fin de año = La variación supone un mayor gasto / menor beneficio.
Puntos clave que no debes olvidar
- El inventario debe ser real: Realiza siempre un recuento físico detallado a 31 de diciembre o fechas muy próximas. No te limites a hacer estimaciones teóricas.
- Deterioro de existencias: Si parte de la mercancía que tienes en el almacén se ha deteriorado, quedado obsoleta o su valor de mercado es inferior al coste de adquisición, deberás dotar además una provisión o deterioro de existencias (cuentas 693 a 390).
- Coherencia con las compras: Revisa que todas las facturas de proveedores cuyas mercancías ya han entrado en el almacén estén debidamente contabilizadas o registradas como facturas pendientes de recibir.
Espero que el contenido haya sido de tu interés. Cualquier duda o cuestión puedes dejarla en comentarios.